Cepid

1. Introduction : Définition du Records management
2. Norme ISO 15489 sur le Records Management
3. Records Management et Archivistique
4. Le Records Management et les exigences juridiques
5. Les liens entre le Records management et les autres formes de management dans l'entreprise
6. La profession records Manager
7. Perspectives

1.1 Première approche

AIIM. Records management redefined : from the backroom, to the boardroom : managing business content to improve business efficiency and accountability [en ligne]. Disponible sur : http://www.aiim.org/documents/wp/RecordsManagementRed.pdf (consulté le 19 janvier 2003)

BARBAT Philippe. Discovery of records management in France and its consequences. Records Management Bulletin, 2000, n° 95, pp. 17-18.
L'auteur revient sur les missions d'observation d'Yves Pérotin, Directeur des Archives de Seine et de Paris dans les années 1960 en Grande-Bretagne et aux Etats-Unis qui lui ont permis d'importer le concept de Records Management en France.

BLORE N. An eye on the present, but a focus on the future. Records Management Bulletin, 2000, n° 95, pp. 19-21.
Dans sa définition du Records Management, l'auteur met en évidence le rôle stratégique du domaine : c'est un outil incontournable d'aide à la décision.

BORDE Aurélie. Records Management, approches et pratiques : mémoire de DESS. DESS en Sciences de l'information et de la documentation spécialisées. Paris : INTD, 2000, 104 p.

BUCKLAND M. On the nature of records management theory. American Archivist, 1994, vol. 57, n° 2, pp. 346-351.

DETHOISE Laure. Records Management : manager les archives dès la source. Informatiques Magazine, 1999, pp. 20-22.

DROUHET Geneviève, KESLASSY George, MORINEAU Elisabeth. Records Management : mode d'emploi. Paris : ADBS éditions, 2000, 125 p.
C'est ouvrage fait référence dans le domaine du Records Management en France. Les principaux aspects et concepts de la discipline sont expliqués ; on y trouve aussi des conseils sur la mise en place et la gestion optimale d'un système de Records Management.

FRALEY R-A. Records Management : part two of two. Trends in New Library Management and Technology, 1995, vol. 6, n° 8, pp. 1-4.

FRALEY R-A. Records Management : part one of two. Trends in New Library Management and Technology, 1995, vol. 6, n° 7, pp. 3-4.

HEIJST A-L. Records Management : The art of making choices. News Bulletin, 1995, vol. 45, n° 6, pp. 196-200.

McLEOD Julie, HARE Catherine, WEBSTER B. Records management today. Managing Information, 1998, vol. 5, pp. 7, 23, 25-26.

PEMBERTON J-M. Who put the " management " in records management ? Records Management Quarterly, 1995, vol. 29, n° 4, pp. 68-73.
L'auteur revient sur la confusion entre la notion de management des archives et celle de Records Management et re-précise ces disciplines, tout en retraçant leurs histoires.

REMIZE Michel. L'alchimie du Records Management. 2000, Archimag, n° 131, pp. 23-29.

SMITH P., SILLER J. Introduction to Records Management. Archives and Manuscripts, 1996, vol. 24, n° 2, pp. 382-386.

YUSOF Z., CHELL R. Towards a theoretical construct for records management. Records Management Journal, 2002, vol.12, n° 2, pp. 55-64.

1.2. Les concepts du Records Management

1.2.1 Le concept de record

SKUPSKY Donald. Legal and operational definitions of a record. Records management Quarterly, 1995, vol. 29, n° 1, pp. 39-42.

STATE RECORDS NEW SOUTH WALES. Records and Recordkeeping [en ligne]. Disponible sur : http://www.records.nsw.gov.au/publicsector/rk/rrk/rrk.htm (consulté le 29 décembre 2002)

YUSOF Z., CHELL R. The eluding definitions of records and records management : is a universally acceptable definition possible ? Records Management Journal, 1999, vol. 9, n° 1, pp. 9-20.

1.2.2 Le concept de document d'archive

COUTURE Carol. Le concept de document d'archive à l'aube du troisième millénaire. Archives, 1996, vol. 27, n° 4, pp. 3-19.

1.2.3 Du cycle de vie du document au Records Continuum

BUSCAL Caroline. Repérez, triez, tracez, conservez, détruisez. Archimag, 2002, n° 159, pp. 40-43.

SHAW, K., HICKOK, G. Life cycle information management. Information Management Journal, 2000, vol. 34, n° 4, pp. 24-32. Cet article explique comment le concept de cycle de vie du document est utilisé dans le Records Management.

1.2.3.1 Le records continuum

FLYNN S. The records continuum model in context and its implications for archival practice. Journal of the Society of Archivists, 2001, vol. 22, n° 1, pp. 79-93.

McKEMMISH S. Yesterday, today and tomorrow : a continuum of responsibilities [en ligne]. Disponible sur : http://www.sims.monash.edu.au/rcrg/publications/index.html (consulté le 2 décembre 2002)

UPWARD Frank. Modelling the continuum as paradigm shift in recordkeeping and archiving processes, and beyond a personal reflection. Records Management Journal, 2000, vol. 10, n° 3, pp. 115-139. UPWARD Frank. Structuring the records continuum. Part 2 : structuration theory and recordkeeping [en ligne]. Disponible sur : http://www.sims.monash.edu.au/research/rcrg/publications/recordscontinuum/fupp2.html (consulté le 1 décembre 2002)

UPWARD Frank. Structuring the records continuum. Part 1 : postcustodial principal and properties [en ligne]. Disponible sur : http://rcrg.dstc.edu.au/publications/recordscontinuum/fupp1.html (consulté le 1 décembre 2002)

1.3. Les outils du Records Management

1.3.1 Traitement des documents

ATKINSON E. Data warehousing : a boat records managers should not miss. Records Management Journal, 2001, vol. 11, n° 1, pp. 35-43. Présentation du concept de data warehousing, outil d'aide au sein du système de records management.

HURLEY C. The making and the keeping of records. Archives and Manuscripts, 2000, vol. 28, n° 1, pp. 8-23.

LUBBES R. Automatic categorization : how it works, related issues, and impacts on records management. Information Management Journal, 2001, vol. 35, n° 4, pp. 38-43. Le records management subit des transformations importantes ; la question du tri automatique des documents a en partie contribué à ces changements en imposant de nouvelles méthodes de travail, une nouvelle réflexion.

McKEMMISH S. Towards a framework for standardising recordkeeping metadata : the Australian recordkeeping metadata schema. Records Management Journal, 1999, vol. 9, n° 3, pp. 177-202.

NARA. Records Management Metadata and Schema Project [en ligne]. Disponible sur : http://www.archives.gov/records_management/initiatives/schema_guidelines.html (consulté le 4 janvier 2003)

NARA. Vital records and records disaster mitigation and recovery : an instructional guide [en ligne]. Disponible sur : http://www.archives.gov/records_management/publications/vital_records_appendix_e.htm (consulté le 7 janvier 2003)

SCOTT M. Functional appraisal of records : a methodology. Records Management Journal, 1997, vol. 7, n° 2, pp. 101-114.

VIGNEAU André. Les documents informatiques : pour une classification efficace. Archives, 1996, vol. 27, n° 3, pp. 29-51.

1.3.2 Les référentiels de conservation / retention schedules

BAILEY S. The metadatabase : the future of the retention schedule as a records management tool. Records Management Journal, 1999, vol. 9, n° 1, pp. 33-35.

BAILEY S., MURDOCK A., RYAN D. The implementation of an electronic retention schedule. Records Management Journal, 1997, vol. 7, n° 3, pp. 217-227.

BATCHELOR K. Retention schedules. Records Management Bulletin, 1999, n° 94, pp. 19-22. L'auteur insiste sur l'utilité du tableau de gestion des documents dans le records management qu'il ne faut pas confondre avec les outils utilisés par les archivistes, les tableaux de gestion des archivistes.

FOURNIER D. Les tableaux de gestion de documents : une des clés du records management. Documentaliste-Sciences de l'Information, 1999, vol. 36, n° 2, pp. 89-96.

KAHAN Stuart. How long should you keep those records ? Practical Accountant, 1996, vol. 29, n° 8, pp. 48-49.

LEBEL Marc. Méthodologie pour le calendrier des délais de conservation des documents informatiques. Archives, 1995, vol. 27, n° 2, pp. 51-73.
L'auteur se penche sur les méthodes proposées par le Records Management pour gérer les documents électroniques. L'apport de l'archivistique est indéniable dans le Records Management. On voit ici comment il s'inspire des outils (tel que le tableau de gestion) de l'archivistique pour gérer de manière optimale les documents.

MONTANA J. Statutes of limitation and records retention. Records Management Quarterly, 1997, vol. 31, n° 1, pp. 63-4, 66, 74.

MORELLI J. Records management information : a guide to retention scheduling. Records Management Bulletin, 2000, n° 100, pp. 16-17.

MORELLI J. Process-driven retention scheduling. Records Management Bulletin, 1999, n° 94, pp. 3-8.

NEMCHEK L-R. Records retention in the private legal environment : annotated bibliography and program implementation tools. Law Library Journal, 2001, vol. 93, n° 1, pp. 7-70.

PEPPER Sheri. Records retention : to keep or not to keep ? Outlook, vol. 63, n° 1, pp. 18-21.

STEPHENS D. Electronic records retention : fourteen basic principles. Information Management Journal, 2000, vol. 34, n° 4, pp. 38-48.

STEPHENS D. Statutes of limitation and international records retention. Records Management Quarterly, 1997, vol. 31, n° 1, pp. 63-64, 66, 74.

STUCKEY S., LIDDELL A. Electronic business transactions and recordkeeping : serious concerns, realistic responses. Archives and Manuscripts, 2000, vol. 28, n° 2, pp. 92-109.

1.4. Mise en place d'un système de Records Management

BATCHELOR K. Records Management : a guide to disaster prevention and recovery. Information Management and Technology, 2000, vol. 16, n° 1, pp. 92-93.

CHOWN J. Establishing a profile of the users of a records management system. Records Management Journal, 1997, vol. 7, n° 2, pp. 115-129.

CONNELLY J. Designing records and document retrieval systems. Records Management Quarterly, 1995, vol. 29, n° 2, pp. 30-34.

EISENSCHITZ T. Records Management in law - litigation support systems. Records Management Bulletin, 1996, n° 75, pp. 5-7.
Sont décrits, dans cet article, les précautions à prendre, les étapes à suivre lors de la mise en place d'un système de Records Management : il faut fixer des procédures et méthodes de contrôle de l'intégrité et de préservation des données.

EMMERSON P. Information technology. Storage Handling Distribution, 2000, vol. 44, n° 7, pp. 8-10, 12-13.
Au-delà des apports du Records Management au sein de l'entreprise, cet article insiste sur l'implémentation technique d'un système de Records Management, basé sur l'accessibilité, l'authenticité des données ; ce qui engendre un investissement important pour l'entreprise.

HARE Catherine, McLEOD Julie. Developing a records management programme. Londres : Aslib, 1997, 57 p.

HORSMAN P. Through the looking glass : the intelligent management of hybrid records systems. Records Management Bulletin, 2000, n° 97, pp. 13-18.

KATUU S. Managing electronic records : an overview. Information Development. 2000, vol.16, n° 1, pp. 34-35.

MITCHELL R-L. Preserving Web history : the technical challenges of Web site archiving make it difficult for companies to maintain the records of past activities. Computerworld, 2002, vol. 36, n° 32, pp. 26-27.

PENN Ira. Avoiding a records management nightmare. Records Management Quarterly, 1996, vol. 30, n° 1, pp. 26-29.

PORTEVIN Jacques. Professionnels de l'Information-Documentation et mise en place d'une activité de " records management ", et d'archives. Systèmes d'Information-Documentation en réseau et performance de l'entreprise, 30-31 mars 2001, Reims. Paris : Rencontres de l'ADBS, 2001, 4 p.

VANDER NOOT Theodore. Libraries, records management, data processing : an information handling field. The ideal records management system has 10 aspects, quick retrieval and selective security are two of these. Records management Quarterly, 1998, vol. 32, n° 4, pp. 22-26.
Cet article reprend toutes les étapes à suivre dans l'implémentation d'un système de Records Management, décrit les caractéristiques d'un tel système.