Cepid

1. Introduction : Définition du Records management
2. Norme ISO 15489 sur le Records Management
3. Records Management et Archivistique
4. Le Records Management et les exigences juridiques
5. Les liens entre le Records management et les autres formes de management dans l'entreprise
6. La profession records Manager
7. Perspectives

5.1. Généralités

GIGET Marc. La dynamique stratégique de l'entreprise. Innovation, croissance et redéploiement à partir de l'arbre des compétences. Paris : Dunod, 1998, 344 p.p.

GIROD Martine. La mémoire organisationnelle. Revue française de gestion, 1995, n° 105, pp. 30-42.
Cet article est une bonne introduction à l'organisation de l'information dans l'entreprise. Il permet d'appréhender la position du Records Management par rapport au système global d'information.

GRAY Vic. Developing the corporate memory : the potential of business archives. Business-Information-Review, 2002, vol.19, n° 1, pp. 32-37.
Cet article démontre l'importance d'un bon système de Records Management dans la prise de décision de l'entreprise. Il permet une gestion dynamique de l'information, sa mise en valeur. L'archive est appréhendée d'une manière différente, nouvelle, elle devient un " business support unit ", un facteur d'aide à la décision.

POMIAN Joana. Mémoire d'entreprise : techniques et outils de la gestion du savoir. Paris : Sapienta, 1996, 23 p.

SMITH Thomas. Trying it alltogether. Information Management Journal, 2002, vol. 36, n° 5, pp. 71-74.

STEPHENS R. Information and Records Management : document-based information system. Westerville : Glencoe, 1995, 600 p.

WINTERMAN V. An uncommun trinity : a brief outline of the relationships between records management, electronic document management and knowledge management. Records Management Bulletin, 2002, n° 106, pp. 5, 7-10.

5.2. Information Management

COX Richard. Electronic systems and records management in the information age : an introduction. Bulletin of the American Society for Information Science, 1997, vol. 23, n° 5, pp. 7-9.

LAUNCHBAUGH C. The writing on the wall. Information Management Journal, 2002, vol. 36, n° 2, pp. 18-21.
Cet article examine l'évolution de la fonction d'information manager et les bénéfices qu'il peut tirer d'une collaboration avec la fonction Records Management.

MEAGHER R. The Information Management blocks. Information Management Journal, 2002, vol. 36, n° 1, pp. 26-32, 34.
Les professionnels de l'information doivent appréhender le management de l'information dans des perspectives de plus en plus larges. La vision du Records Management doit alors changer, être étendue à une dimension stratégique.

OWENS S. Beyond librarianship : Records and information management. Arkansas Libraries. 2000, vol.57, n° 2, pp. 22-26. Cet article présente les similitudes très fortes et les différences au niveau des concepts de Records et d'Information Management et au niveau des pratiques professionnelles.

RAAS U. Electronic recordkeeping : more than electronic document management. Records Management Journal, 1999, vol. 9, n° 2, pp. 117-129.

ROBEK M-F, BROWN G., STEPHENS D. Information and records management. Records Management Quarterly, 1995, vol. 29, n° 4, pp. 68-73.

SHYRME David. When information management encounters organisational culture. Records Management Bulletin, 1995, n° 64, pp. 3-5.

5.3. Document Management

CHUDNOW C. Key themes for document technologies. Storage Management Solutions, 2001, vol.6, n° 4, pp. 8-14.
Cet article décrit les principales techniques de gestion de données : le workflow/process management, le datawarehousing et data mining, le content management, les outils de travail collaboratif ; et leurs applications dans l'entreprise, dont certaines rejoignent les concepts du Records Management. On voit surtout combien les frontières entre toutes ces applications sont minces et la nécessité de les amener à collaborer.

5.4. Knowledge Management

ARDERN C. La gestion de documents et d'archives. IDT 99 : salon de l'information électronique, 8-10 juin 1999, Paris. IDT-Information-Documentation-transfert des connaissances, 1999, pp. 203, 209.
Dans un contexte de développement de l'information électronique, de sa croissance exponentielle, il est nécessaire de poser les bases d'une bonne gestion des records, d'instaurer des processus de Records Management qui seront un pilier de la stratégie de knowledge management.

BEASTALL G. Records management meets knowledge gathering. Records Management Journal, 1998, vol.8, n° 2, pp. 89-94.

MOORE G. Knowledge Management. Information Management and Technology, 2002, vol. 35, n° 2, pp. 87-88.
L'auteur propose une définition du knowledge management à laquelle il intègre le Records Management en tant que pilier indispensable pour la structure de knowledge management.

PALMER M. The inter-relationship between records management and knowledge management. Records Management Bulletin, 2002, n° 109, pp. 3-7, 9-12. PALMER M. Knowledge management : friend or woe ? Records Management Bulletin, 2000, n° 92, pp. 27-30.

SAFFADI W. Knowledge management : an overview. Information Management Journal, 2000, vol. 34, n° 3, pp. 24, 26-30. Les liens avec le Records Management sont clairement établis dans cet article.

SANDERSON M. Records Management and the capture of tacit knowledge. Records Management Journal, 2001, vol. 11, n° 1, pp. 7-17.

SANGEETHA M-A, RAO I. Evolution of Knowledge Management. Journal of Information Management, 2000, vol. 37, n° 1, pp. 17-32.
L'auteur retrace l'évolution du concept de Knowledge Management et met en évidence l'apport des professionnels de l'information aux métiers variés et leur compétences dans le domaine. A partir de là, le Records Management apparaît comme une des nombreuses branches du Knowledge Management.

WIGGINS B. The dual role of records and document management in a corporate knowledge management. Records Management Bulletin, 2001, n° 101, pp. 9-11.

YAKEL, E. Knowledge management : the archivist's and records manager's perspective. Information Management Journal, 2000, vol. 34, n° 3, pp. 24, 26-30.

5.5. La place du Records Management au sein de l'entreprise

DAY I. Why are we here ? records managers need to ask too. Records Management Journal, 2000, vol. 10, n° 2, pp. 55-60.
L'auteur fait part de ses réflexions sur la valeur et l'utilité de la fonction Records Management au sein de l'entreprise. Les records managers doivent participer à l'organisation de l'entreprise, se concentrer sur les besoins des acteurs de l'entreprise et avoir une vision large de l'organisation.

DAY I. The role of records management in " business information " services. Records management Journal, 1997, vol. 7, n° 2, pp. 91-99.

DIETEL J-E. Improving corporate performance through records audits. Information Management Journal, 2000, vol. 34, n° 2, pp. 18, 20-22, 24-26. L'auteur souligne l'importance de mener des audits sur les pratiques de gestion des records, de leur conservation soumise à des règles précises.

HONER E. Information management : hub or spoke ? Records Management Bulletin, 2001, n° 103, pp. 3-5, 7.
Dans le cadre de la croissance accrue de la masse de documents électroniques qui bouleverse les pratiques des professionnels comme des usagers, les structures proposées par le Records Management, notamment la mise en place de la norme, apparaissent comme une solution aux problèmes de gestion de l'information électronique, et à la réduction des coûts pour l'entreprise.

KING L-A. Records Management as a strategic business function. Records Management Journal, 1997, vol. 7, n° 1, pp. 5-11.

LOADMAN J. Does the position of records management within the organisation influence the records management position ? Records Management Journal, 2001, vol.11, n° 1, pp. 45-63.
Cet article présente les résultats d'un sondage sur la position du Records Management au sein d'entreprises de tailles différentes. Y sont développés les questions de la qualification du personnel du service de Records Management, des budgets alloués aux services, les obligations auxquelles ils sont soumis. Les relations avec les autres services sont également abordées.

PARKER S. Strategic management techniques for records managers. Records Management Bulletin, 2002, n° 109, pp. 17-21.

WEBSTER M, HARE Catherine. Records Management practices in small and medium-sized enterprises : a study in North-East England. Journal of Information Science,1999, vol. 25, n° 4, pp. 283-294.
Il s'agit d'un sondage sur les pratiques des entreprises en matière de gestion des informations. On constate que les entreprises qui ont déjà une approche plus structurée du management des données, sont plus sensibles aux problématiques du Records Management.

WALDRON Martin. Gestion électronique de dossiers : la nécessité d'une nouvelle organisation. Archimag, 2002, n° 154, pp. 34-36.
L'importance du Records Management est en évidente croissance. Il est confronté à la gestion électronique des documents. Quelles en sont les conséquences sur l'organisation du travail au sein de l'entreprise ?

5.6. Records management et démarche qualité

5.6.1 Introduction

VASSEUR Marie-Christine. Au coeur de la démarche de certification ISO 9000. Bulletin des Bibliothèques de France, 1998, t.43, n° 1, pp. 44-46. 5.6.2 Records Management et démarche qualité

BRUMM E. The marriage of quality standards and records management. Records Management Quarterly, 1996, vol. 30, n° 2, pp. 3-4, 6-8, 10-11.

DUFF W., McKEMMISH S. Metadata and ISO 9000 compliance. Information Management Journal, 2000, vol. 34, n° 1, pp. 4-16. GUNNLAUGSDOTTIR J. The quality must be on record : a survey of organisations having an ISO 9000 certification in Iceland. Records Management Journal, 2002, vol. 12, n° 2, pp. 40-47.

NAHUET Robert, BRUMM E. Managing records for ISO 9000 Compliance. Milwaakee : ASQC Quality Press, 1995, 437 p.

STEPHENS D. ISO 9000 and international records management. Records Management Quarterly, 1996, vol. 30, n° 3, pp. 67-68, 70, 72-73.

VAN HOUTEN G. ISO 9001 :2000, a standard for all industries. Information Management Journal, 2000, vol. 34, n° 2, pp. 28, 30-34, 36-37.