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Records management Glossaire
Records Management : Glossaire
Ce glossaire non exhaustif été réalisé Armelle Domas
Acc�s : lors de l'impl�mentation technique, l'�volution des technologies doit �tre prise en compte afin d'assurer la lisibilit� des informations, de retrouver un document, d'y acc�der. La notion d'acc�s recouvre aussi la question des droits, des permissions pour r�cup�rer, modifier un document.
Activit� : terme sp�cifique qui recouvre l'ensemble des fonctions, processus, activit�s et transactions d'un organisme.
Archive : " l'ensemble des documents, quels que soient leur date, leur forme et leur support mat�riel, produits ou re�us par toute personne physique ou morale ou par tout organisme public ou priv�, dans l'exercice de son activit�. " (1)
Archive courante : document cr��, conserv� et utilis� de mani�re permanente pour les besoins de l'activit�.
Archive d�finitive : document qui peut subir le tri et l'�limination lorsque la p�riode d'utilit� administrative est achev�e.
Archive �lectronique : archive sur support �lectronique dont le statut a �volu� et est maintenant �gal � celui de l'archive en tant qu'il a la m�me valeur probante sous r�serve qu'on prouve son authenticit�.
Archive interm�diaire : document qui ne fait plus l'objet d'un usage courant, mais qui ne peut �tre �limin� en raison de sont aspect administratif, de l'obligation de garder une trace de l'activit� pendant une dur�e d�finie dans un cadre l�gal.
Archive vitale : document dont la disparition serait dommageable au fonctionnement courant des services op�rationnels.
Capture : ensemble de processus d�finis visant � faire entrer le document dans un syst�me. La capture comprend l'identification (classement, indexation, cotation...) et l'enregistrement du document.
Contr�le : ensemble de proc�dures visant � s'assurer que les conditions (normes, aspects l�gaux, int�grit� de l'information, tra�abilit� des actions...) requises lors de la mise en place du syst�me de records management sont bien r�unies.
Cycle de vie du document : la valeur de l'information est au c�ur de concept. C'est cette valeur qui est amen�e � varier selon les �tapes de l'utilisation, de la vie du document. Le cycle de vie est constitu� de cinq �tapes : la cr�ation, la diffusion, la gestion/maintenance, le tri et la conservation des documents.
Document : " ensemble d'un support d'informations et des donn�es enregistr�es sur celui-ci sous forme en g�n�rale permanente et lisible par l'homme " (2).
Plan de classement : gestion, hi�rarchisation en classes et sous-classes des activit�s de l'organisme . On cr�e des liens entre des documents distincts dont on a d�fini leur dur�e de conservation.
Records : signifie litt�ralement " enregistrement ". Plus largement, dans le cadre du Records Management, ce terme recouvre les notions d'archives courantes et interm�diaires. C'est aussi un " document d'archive " : on consid�re le document d�s sa cr�ation avec les caract�ristiques de l'archive et on insistera sur l'activit� qui l'a produit et sa responsabilit�.
Records continuum : " cadre p�dagogique et conceptuel qui aide � r�unifier l'archivage autour de son propre centre, en l'occurrence l'�v�nement document�. " (3)
R�f�rentiel de conservation / retention schedule : tableau qui regroupe le plan de classement des activit�s, les politiques d'identification, d'indexation, de conservation des documents, la description des outils, les r�gles de mise � jour.
Sort final / disposition : �limination des documents qui n'ont plus de valeur, processus d'�limination �tabli en fonction des pr�conisations du tableau de gestion.
Stockage : conservation des documents. C'est une fonction qui incombe pour l'essentiel au records manager.
Syst�me de conservation : syst�me qui a pour mission de saisir, mettre � jour et maintenir l'acc�s aux enregistrements dans le temps.
Tra�abilit� : on retrace et signale tous les changement subits par le document tout au long de son cycle de vie.
Tri : processus d'�valuation des activit�s, des informations qui vise � d�terminer quels documents doivent �tre saisis et conserv�s et pendant combien de temps.
1. Loi n�79-18 du 3 janvier 1979, disponible sur : http://legifrance.gouv.fr
2. d�finition disponible sur le site ISO :
3. DROUHET, Genevi�ve, KESLASSY, George, MORINEAU, Elisabeth. Records Management : mode d'emploi. Paris : Adbs �ditions, 2000, p.17.
L'ensemble
de ce dossier est également disponible au format PDF
Armelle
Domas est l'auteur de la synthèse et de la bibliographie sur le
thème du Records Management disponibles dans le dossier
Records Management.
"J'ai d�couvert le Records Management en effectuant une recherche
sur les m�tiers des Sciences de l'Information dans le cadre de la Ma�trise
de Sciences de la Documentation et de l'Information de Paris VIII. J'ai
souhait� approfondir le sujet en DESS Ing�nierie Documentaire � l'enssib/LyonI
en r�digeant un rapport de recherche bibliographique que j'ai soumis �
Sylvaine Garderet Lloret dans le but de partager les connaissances acquises
et de faire conna�tre le Records Management aux professionnels et � tous
ceux, qui, comme moi, ont envie de se tourner vers cette discipline. J'esp�re
que ce dossier sera utile aux internautes, tout comme les dossiers sur
le KM et la Veille/IE l'ont �t� pour mes recherches. Une pr�cision : ma
formation initiale d'angliciste m'a pouss�e � inclure bon nombre de r�f�rences
en langue anglaise. Bonne lecture !" 
