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Les professionnels de l'Information et de la Documentation sont des personnes ayant en charge la collecte, la gestion, la valorisation et la diffusion de l'information dans les entreprises et organismes publics et privés.

Collecte de l'information : Les documentalistes sont chargés d'opérer des recherches pour le compte d'usagers en interne ou de clients externes. Les veilleurs ou chargés de veille réalisent la veille stratégique qui s'inscrit dans un process d'aide à la décision et sont généralement des spécialistes du domaine sur lequel ils travaillent. Veilleurs et documentalistes peuvent être en charge dans l'entreprise de la diffusion sélective de l'information ou de la réalisation de produits documentaires pour lesquels ils doivent opérer une travail de recherche constant.

Gestion de l'information : La gestion de l'information passe par de nombreux outils (bases de données, site internet, intranet, outils de travail collaboratif, etc...) qui requierent les compétences des professionnels de l'information et de la documentation à tous les stades (conception, création, alimentation, animation). On trouvera au stade de la conception de ces outils des spécialistes en systèmes d'information, ou des documentalistes, ou encore des knowledge manager (pour les outils de travail collaboratif). Lorsque la réalisation de ces outils nécessite l'intervention technique de spécialistes, les professionnels de l'ID se font alors prescripteurs. Une fois mis en place, ces outils seront alimentés par les documentalistes, animés par les knowledge managers. Le records manager et l'archiviste mettent en place les outils et procédures permettant de conserver ce qui fait la mémoire de l'entreprise.

Valorisation de l'information : Les documentalistes traitent les informations collectées en vue de leur valorisation. En élaborant des panoramas de presse, en répertoriant les ressources disponibles, en réalisant la diffusion sélective de l'information, ces professionnels ont pour objectif de "nourrir" en information stratégique et adaptée les salariés de leur entreprise.

Diffusion de l'information : En réponse aux demandes de leurs usagers, les documentalistes diffusent les documents utiles aux salariés de leur entreprise. Qu'il s'agisse d'un décret de loi, d'un brevet, ou d'un article de journal, les documentalistes savent apporter à l'usager le document primaire dont il a besoin.
L'iconographe gère des fonds d'images, photos ou vidéos, et tout en ayant les qualités propres aux documentalistes, possède également bien souvent des compétences dans le traitement de l'image.
Dans le secteur public, les bibliothécaires assurent la diffusion des documents et ouvrages dont ils ont la charge, de même que les professeurs-documentalistes dont la vocation de diffusion de l'information s'inscrit dans un contexte pédagogique.
Par l'intermédiaire des systèmes d'information mis à disposition des usagers (intranet, outils de travail collaboratif, site internet ou bases de données à disposition du public), les spécialistes en systèmes d'information et les documentalistes travaillent à faciliter la diffusion de l'information en imaginant des interfaces hommes/machines conviviales et performantes. En oeuvrant pour les annuaires de recherche ou en élaborant thesaurus et documents facilitant la compréhension des outils d'information, les documentalistes mettent à la portée de tous la richesse des bases de données. Les gestionnaires de sites web, ou webmestres organisent l'information sur le site web dont ils ont la charge et en gèrent les mises à jour.

Selon ses compétences et selon ses attributions au sein de l'organisme ou entreprise pour lequel il oeuvre, le professionnel de l'Information et de la Documentation peut ainsi exercer des fonctions diverses avec des degrés de responsabilité qui vont de l'exécution à la direction d'un service.