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Offre d'emploi

 CDI

Poste à pourvoir à partir du 01/02/2021

Dechert (Paris) LLP recherche un·e Records Manager – Responsable archives

A PROPOS DE DECHERT
Dechert est un cabinet international d’origine américaine créé en 1875 à Philadelphie. Aujourd’hui, avec plus de 900 avocats multiculturels à travers le monde, Dechert s’est développé dans les principaux centres d’affaires avec 26 implantations en Europe, États-Unis, Moyen Orient et Asie. Le bureau parisien de Dechert a été créé en 1995 et compte 150 personnes dont 80 avocats et 22 associés sous le management d’Alain Decombe. Cabinet d’expertises dont le positionnement est fondé sur la spécialisation métier et sectorielle pour apporter une très forte valeur ajoutée à ses clients et une importante coordination internationale, Dechert est un cabinet leader avec des avocats de renom dans chacune des spécialités suivantes : arbitrage international, contentieux commerciaux complexes, corporate / M&A, propriété intellectuelle, concurrence, fiscal, social, services financiers & gestion d’actifs.

Dans le cadre d’un remplacement, le cabinet Dechert (Paris) LLP recrute son :

Records Manager – Responsable archives (CDI)

Rattaché(e) à l’équipe « Records » du cabinet, vous contribuez par votre travail local à Paris à la mise en œuvre opérationnelle des actions d’archivage et de soutien au knowledge management des équipes de Paris.

Véritable partenaire des Avocats, vous travaillez quotidiennement en étroite collaboration avec les équipes et leurs assistantes. Vous contribuez également activement à l’optimisation des solutions d’archivages en étant force de proposition sur votre domaine de compétences.

Mission

Conduire la politique d’archivage :
- Accompagner les services, sur le plan méthodologique, pour l’optimisation de la procédure d’archivage papier ou électronique, les sensibiliser aux enjeux juridiques et harmoniser les pratiques
- Améliorer et élaborer les outils de gestion : tableaux de gestion, tableaux de récolement, tableaux de suivi, bordereaux de versement et d’élimination inventaires, procédures, notes
- Participer aux opérations d’archivage (tri, classement, répertoire) et assurer les relations avec les services centraux des archives
- Répondre aux demandes éventuelles des utilisateurs internes et externes

Missions d’archivage :
- Tri et archivage des dossiers : Collecte, classement, tri et intégration dans la base de données dédiée (IRM) ainsi que dans la GED.
- Réaliser des opérations de récolement, conditionnement et cotation d’archives
- Préparer la destruction des documents

Gérer les fonds d’archives dans un contexte de déménagement :
- Coordonner l’aménagement des espaces (rayonnages, taux d’occupation, conditions de conservation)
- Optimiser les rangements des dossiers papiers dans les locaux (mobilier de bureau, et caves) en fonction de l’activité sur les dossiers,
- Assurer les opérations de transferts, versements et destructions d’archives en lien avec le prestataire

Missions de Records et de Knowledge Management :
- Analyser les processus métiers (logigrammes) et conduire l’analyse RM : plans de classements, métadonnées, droits d’accès, chartes de nommages, typologies de documents…
- Etudier la prévention des risques des documents dans le contexte d’utilisation de DocuSign (valeur probante, données sensibles, RGPD…)
- Accompagner tous les services dans la mise en place de processus de dématérialisation.

La mise en place du SAE :
Dans le cadre de la mise en place d’un SAE
- Etudier et définir les besoins et les conditions pour l’articuler avec la GED
- Garantir le respect du cadre règlementaire
- Contrôler les versements d’archives électroniques et leur cycle de vie dans le SAE

Profil

• Expérience dans le métier, idéalement en cabinet d’avocats
• Anglais opérationnel (le poste suppose la gestion d’archives en langue anglaise et demande donc un niveau confirmé, permettant la compréhension et le tri des documents)
• Capacité d’adaptation aux interlocuteurs de tout niveau (associés, collaborateurs, prestataire d’archivage externe, déménageurs…)
• Autonomie et rigueur

Conditions de travail

Lieu de travail : 75008 - Paris

Temps de travail : temps plein

Rémunération et avantages : Selon profil

Poste à pourvoir à partir du 01/02/2021

Contact

Si vous souhaitez postuler à cette offre, merci d’envoyer votre candidature sous la référence « CDI Archives » par email